0
0
สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน
บทนำ
จากการดำเนินงานที่ผ่านมา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน พบปัญหาในการจัดเก็บเล่มรายงานการประเมินตนเอง (SAR) และ รายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน (CAR) เนื่องจากพื้นที่ในการจัดเก็บไม่เพียงพอ และยากต่อการค้นหา จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จึงได้แนวปฏิบัติที่ดีในการจัดเก็บเอกสารดังกล่าว โดยใช้เทคโนโลยี Google Apps มาช่วยในการพัฒนาเป็นระบบจัดเก็บเอกสารแบบออนไลน์ และนำเสนอข้อมูลผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน เพื่อให้เกิดความสะดวก และรวดเร็ว อีกทั้งเป็นข้อมูลเพื่อการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารมหาวิทยาลัยฯ และเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลของหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
หลักการและเหตุผลในการสร้างผลงาน
การพัฒนาระบบสารสนเทศ เพื่อช่วยในการสนับสนุนการประกันคุณภาพการศึกษา ถือเป็นความคาดหวังที่สำคัญขององค์กร เพื่อลดปัญหา ลดขั้นตอน ลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน
เพิ่มประสิทธิภาพ และ เป็นการยกระดับการปฏิบัติงานให้มีมาตรฐานมากยิ่งขึ้น
ระบบการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน กำหนดให้หน่วยงานระดับคณะ สายสนับสนุน และระดับหลักสูตร ดำเนินการจัดทำพร้อมส่งสำเนาเล่มรายงานการประเมินตนเอง (SAR) และรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน (CAR) มาจัดเก็บที่งานประกันคุณภาพและประเมินผล เพื่อรวบรวมเป็นฐานข้อมูลในการวิเคราะห์ผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน และนำเสนอคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยฯ (CEO) จากการดำเนินงานดังกล่าวทำให้ทราบถึงปัญหา 1) การส่งเล่มรายงานล่าช้า เนื่องจากหน่วยงานอยู่ต่างวิทยาเขต 2) ด้านการจัดเก็บเอกสาร ตู้จัดเก็บไม่เพียงพอ ไม่สะดวกต่อการค้นหา 3) ช่องทางการเข้าถึงข้อมูลด้านการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน สำหรับผู้บริหาร บุคลากร และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีน้อย
งานประกันคุณภาพและประเมินผล เป็นหน่วยงานที่มีพันธกิจหลักในการสนับสนุนและส่งเสริมงานด้านการประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัยฯ ซึ่งบุคลากรมีข้อจำกัดในเรื่องคุณสมบัติ ทักษะ ความชำนาญในด้านการเขียนโปรแกรมหรือพัฒนาระบบขึ้นมาใช้งานเอง จึงได้นำแนวคิดและองค์ความรู้จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ในการเข้าร่วม โครงการ ประชุมสัมมนาเครือข่ายการจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคล สถาบันการพลศึกษา และสถาบันบัณฑิตพัฒนศิลป์ มาใช้ในงานประกันคุณภาพการศึกษา โดยนำเครื่องมือสำเร็จรูปที่เรียกว่า Google App
มาปรับใช้ในงานประกันคุณภาพการศึกษา ให้เอกสารอยู่ในรูปแบบออนไลน์ โดยมีวัตถุประสงค์ ดังนี้
- เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศ สนับสนุนงานประกันคุณภาพการศึกษาภายใน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน
- เพื่อความสะดวกรวดเร็ว ในการรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน พร้อมส่งรายงาน SAR และ รายงานผลการประเมิน ของหน่วยงานระดับคณะ สายสนับสนุน และระดับหลักสูตร
- เพื่อเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลด้านการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
- เพื่อการลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ
- เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ในการประยุกต์ใช้ Google App กับงานประกันคุณภาพการศึกษาภายใน
เพื่อความสะดวกในการค้นหาข้อมูลผลการประเมินย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพและใช้เป็นฐานข้อมูลในการอ้างอิงตัวบ่งชี้ที่ 1.1 ผลการบริหารจัดการหลักสูตรโดยรวม
ตัวบ่งชี้ที่ 2.2 เงินสนับสนุนงานวิจัยและงานสร้างสรรค์ ตัวบ่งชี้ที่ 2.3 ผลงานทางวิชาการของอาจารย์ประจำและนักวิจัย ตัวบ่งชี้ที่ 5.2 ผลการบริหารงานของคณะ
ตัวบ่งชี้ที่ 5.3 ระบบกำกับการประกันคุณภาพหลักสูตรและคณะ ในระดับมหาวิทยาลัยฯ
วิธีการดำเนินงาน/ขั้นตอนการทำงาน
จากปัญหาดังกล่าว งานประกันคุณภาพและประเมินผล จึงจัดกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยการนำเครื่องมือการจัดการความรู้ (KM tool) การทบทวนหลังการปฏิบัติ (After action review : AAR) มาช่วยในการวิเคราะห์หาแนวทางในการแก้ไขปัญหา ลดขั้นตอน และ พัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยมีวิธีการดำเนินการ 4 ขั้นตอน ตามกระบวนการ PDCA ได้แก่ การวางแผนและเตรียมการ การดำเนินการ การตรวจสอบผลการดำเนินงาน การปรับปรุงและพัฒนา ด้วยการใช้ KM Tool เป็นเครื่องมือในการดำเนินการแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียด ดังนี้
การวางแผนและเตรียมการ (Planning)
งานประกันคุณภาพและประเมินผล มีการกำหนดประชุมเดือนละ 1 ครั้ง เพื่อทบทวน วางแผน ติดตาม ปรับปรุงและพัฒนางาน ให้มีความสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยใช้ที่ประชุมเป็นเวทีในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในกลุ่มงาน ที่ประชุมเห็นด้วยกับประเด็นการแก้ไขปัญหาในการเก็บรายงานการประเมินตนเอง และรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ในรูปแบบเอกสาร จึงระดมแนวคิดและศึกษาเครื่องมือที่จะนำมาใช้ในการพัฒนาเป็นระบบนำเสนอผลการประเมินและเก็บเอกสารแบบออนไลน์ โดยใช้เครื่องมือสำเร็จรูปที่เรียกว่า Google App มาประยุกต์ใช้กับงานประกันคุณภาพฯ รวมทั้งศึกษาคู่มือการใช้งาน Google App สื่อออนไลน์ผ่าน YouTube
KM Tools ที่ใช้ในขั้นนี้ คือ เวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Forum) ซึ่งมีการประชุมงานทุกเดือน เพื่อให้บุคลากรในงาน เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ แก้ไขปัญหา และพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ดำเนินการ (Doing)
ดำเนินการ จัดทำระบบโดย แบ่งออกเป็น 4 ขั้น ดังนี้ขั้นที่ 1 วิเคราะห์ ออกแบบและจัดทำระบบ ดำเนินการเลือกแม่แบบสำเร็จรูป เขียนโครงสร้างระบบ ออกแบบส่วนหัว เมนู ให้สอดคล้องกับเลือกแม่แบบ
ผลและการอภิปรายผลการดำเนินงาน จากการดำเนินกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ พบว่า การนำ Google Apps มาเป็นเครื่องมือในการพัฒนาระบบรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ทำให้กระบวนการส่งรายงานมีความสะดวก รวดเร็ว ผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน มีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น มหาวิทยาลัยฯ มีนวัตกรรมหรือแนวปฏิบัติที่ดี ที่เรียกว่า “ระบบรายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน” เพื่อสนับสนุนงานด้านประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ลดขั้นตอนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังเกิดการเรียนรู้ร่วมกัน ปัญหา แนวทางการแก้ไขปัญหา และเทคนิคต่างๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงและพัฒนาระบบ ให้มีความสมบูรณ์ และเกิดประสิทธิภาพในการใช้งานมากที่สุด ตลอดจนส่งผลให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการส่งรายงานการประเมินตนเอง (SAR) รายงานผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน ระดับคณะ สำนัก สถาบัน และ ระดับหลักสูตร ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น เนื่องจากมีกระบวนการตรวจสอบและยืนยันผลการประเมินคุณภาพการศึกษาภายใน โดยการกำหนดสิทธิ์ให้หน่วยงานสามารถตรวจสอบและยืนยันผลด้วยตนเอง อีกทั้งยังเป็นข้อมูลในการรายงานผลการดำเนินงานต่อคณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยฯ (CEO) เป็นฐานข้อมูลที่มีความสะดวกต่อการศึกษาข้อมูลผลการประเมินย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ และใช้เป็นฐานข้อมูลในการอ้างอิงตัวบ่งชี้ที่ 1.1 ผลการบริหารจัดการหลักสูตรโดยรวม ตัวบ่งชี้ที่ 2.2 เงินสนับสนุนงานวิจัยและงานสร้างสรรค์ ตัวบ่งชี้ที่ 2.3 ผลงานทางวิชาการของอาจารย์ประจำและนักวิจัย ตัวบ่งชี้ที่ 5.2 ผลการบริหารงานของคณะ ตัวบ่งชี้ที่ 5.3 ระบบกำกับการประกันคุณภาพหลักสูตรและคณะ ในระดับมหาวิทยาลัยฯ ตลอดจนส่งผลให้เกิดการพัฒนาบุคลากร พัฒนากระบวนการทำงาน ลดขั้นตอนการทำงาน และเกิดการประยุกต์ใช้งานเครื่องมือที่เรียกว่า Google apps บูรณาการกับการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังเป็นการลดต้นทุนด้านงบประมาณ ลดการใช้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย
Leave A Comment?
You must be logged in to post a comment.